El uso del timbre y el sello blanco son elementos de uso obligatorio:
Respecto al Timbre, la Ley N°6614 Timbre del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica en su primer artículo indica:
“…deberá agregarse a todos aquellos documentos en los cuales, conforme a la presente ley, se requiera la firma de un contador privado “. Además, en el artículo cuarto, de la citada ley, el cual trata de los documentos a los cuales se debe agregar y cancelar el Timbre, en su inciso ch), se indica que: “El Timbre deberá agregarse y cancelarse en los siguientes documentos y por los montos que se indican: … ch) En la emisión y firma de Estados Financieros y balances.
En cuanto al uso del Sello Blanco, el Comunicado No. 1 Sobre el diseño de papelería y sello el cual se encuentra en el Acta No. 2031 de Sesión Extraordinaria de Junta Directiva celebrada el 08 de octubre de 1988 a las 2:30 p.m. establece: “… cuando el Contador Privado Incorporado publique estados financieros a su cargo en forma parcial o total, deberá suscribirlos y sellarlos como garantía personal e incondicional … Así mismo lo hace extensivo a cualquier otra documentación que expida en el ejercicio de su profesión “. Además, la mencionada acta indica también lo siguiente: “… hará uso de un sello blanco con la siguiente forma y descripción. “. Referente a este tema, la citada Acta de Junta Directiva, en el apartado de Disposiciones Finales, en el punto 4 manifiesta: “El colegio no reconocerá el uso de otros sellos “.
Adicionalmente el dictamen 080-2012 del 28 de marzo del 2012 de la Procuraduría General de la Republica realiza las siguientes conclusiones:
A.- El Colegio de Contadores Privados, detenta la condición de Corporación Profesional. En consecuencia, ejerce funciones públicas, entre otras, la de fiscalización.
B.- El sello es un instrumento material cuya finalidad última es proporcionar mayor seguridad al documento en que se plasma. En la especie, funciona como medio para ratificar la firma del Contador Privado que lo emite y su respectiva incorporación al Colegio Profesional.
C.- La Junta Directiva del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica detenta, ineludiblemente, la posibilidad jurídica de dictar lineamientos, respecto de la práctica profesional de sus agremiados. Lineamientos que incluyen la utilización obligatoria del sello blanco en los documentos que estos rubrican.
D.- Nuestro país propugna por un sistema de digitalización plena, en el cual, la utilización de papel se limita a supuestos pre establecidos en el ordenamiento jurídico y, en consecuencia, privilegia los documentos electrónicos, los cuales, mediante mecanismos de seguridad, entre otros, la firma digital, se les concede igual valides que a los impresos. Tal paridad se extiende, tanto, a documentos privados, cuanto, públicos.
E.- Cuando el Colegio consultante, opte por la utilización de medios electrónicos, en el ejercicio de la Contaduría Privada, la utilización de sellos devendría innecesaria, ya que, la seguridad que estos importan, se otorgará mediante las técnicas digitales dispuestas al efecto por la Ley número 8454, ya citada.
